行政费用管理制度(定稿版)

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                          行政费用管理办法

一、目的

为加强公司费用管理、控制不合理费用开支；也为了加强公司内部管理，规范总经办财务报销行为，统一报销程序，提高总经办的财务管理水平，合理控制费用支出，特制定本办法。

行政费用管理通过预算管理、额度管理和行政管理三种方法除公司特别规定的项目外，严禁先列支，后报销。所有报销的原始凭证不得涂改，如有涂改，在报销时扣除该费用金额。

二、行政费用分类

本制度中的行政费用指总经办在部门运营过程中所产生的费用，并按费用的可变性，分为标准费用、临时费用。具体明细如下：

1. 标准费用

工资薪酬：为每月员工所发放工资；

员工险金：指公司为员工缴纳的社会保险、意外保险等；

休假路费：指员工每年一次回家路费的报销；

电话补贴费：指员工每月所报销的通讯费；

过节费：指节日期间公司按照统一标准给予员工的福利；

办证费用：办理土地证、房产证、他项权证、项目预测面积和实测面积所产生的费用。

办公室固话费：办公室固定电话费和光纤费。

1. 临时费用

办公耗材费用：总经办每月按预算标准购买的办公用品及为新员工购买的小件办公品，传真机、打印机、复印机用色带、墨盒、墨粉、复印纸等，以及管理部门日常发快件的“快递费”；

固定资产费用：总经办每月按审批流程所购买的固定资产费用；

接待费：因公接待和总经办为领导办公室（董事长、总经理）购买的茶叶、纯净水、矿泉水、纸巾、住宿、餐饮等所产生的费用；

差旅费：总经办员工因公外出发生的路费、住宿费、餐饮费等；

车管费：指车辆用油、存车费、修理费、检车费等费用；

工伤医疗费：指员工因受伤由公司承担的医疗费用；

生日、慰问福利：指每月生日或员工其他慰问福利所产生的费用；

员工（联谊）活动费：指公司员工联谊或员工活动时所产生的费用；

招聘费：指人事招聘过程中所产生的一切费用，包括招聘广告、宣传、制作、场地租赁、餐饮、住宿；
    年检咨询费：是指企业参加工商联合年费、企业变更费、专项咨询费等；

办证费：开发报建相关所需费用、权证办理费用；

培训费：指员工外出培训（含考察、调研），以及参加同行会议，所产生的

一切费用（交通费、餐饮费、住宿费、报名费、材料费等）；

会务费：指公司在外召开会议时所产生的一切费用（场地费、餐饮、交通、住宿等）。

食堂费用：指员工食堂每月所产生的费用；

三、适用范围

本办法适用总经办所有行政费用的管理。

四、管理方法

（一）预算管理

1. 定义 预算管理是指:总经办各职能端口在每月25日前向总经办经理提交下月费用计划表，由总经办经理、财务经理进行费用审核、总经理和董事长审批。（见表1《费用计划表》）

2. 具体实施

（1）每月25日前，总经办各职能端口向部门负责人提交下月的《费用计划表》，次月5日前完成《费用计划表》审批流程后，由职能端口或部门负责人走借支流程。

（2）本方法适用费用类型

办公耗材费用、固定资产费用、接待费、差旅费、车管费、工伤医疗费、生日福利、慰问福利、联谊费、员工活动费、招聘费、年检咨询费、办证费、培训费、会务费。

（4）借支流程

由各职能端口月初报当月支金预算，填写《费用计划表》经公司财务经理、总经理或董事长领导签字后，由总经办经理按计划再填写借支单（附《费用计划表》），再由财务经理签字后即可借支。

3.临时费用报销方法

（1）每月25-30日报销费用类型，含办公耗材费用、固定资产费用、差旅费、车管费、联谊费、员工活动费、招聘费、培训费、会务费、节日福利、年检咨询费、接待费。额度较大的可按照公司财务规定直接走付款审批流程。

（2）每季度报销费用类型，含食堂费用、工伤医疗费、生日福利、慰问福利等。

（3）季度费用报销原则上每季度报销完毕，特殊情况除外。

 4.报销流程

（1）每月25-30日报销，报销要求：

21. 办公耗材费用 报销时须在报销单后面附《办公用品购置计划单》。
21. 固定资产费用  报销时须在报销单后面附《固定资产购置申请表》。
21. 差旅费 报销时须在报销单后面附《出差申请表》
21. 车管费 报销时须在报销单后面附各种正规发票，若无发票在费用产生前须在《费用计划表》中备注或提前向总经办经理报备。
21. 员工活动（联谊）费 报销时须在报销单后面附各项费用明细和发票，若无发票在费用产生前须在《费用计划表》中备注或提前向总经办经理报备。
21. 招聘费   报销时须在报销单后面附各项费用明细。
21. 培训费   报销时须在报销单后面附《培训申请表》。
21. 会务费   报销时须在报销单后面附各项费用明细。
21. 节日福利  报销时须在报销单后面附费用明细。
21. 接待费    报销时须在报销单后面附每次接待时产生的费用明细单。
21. 年检咨询费　　报销时须附发票。

（2）每季度报销费用，报销要求：

21. 食堂费用  报销时须在报销单后面附每月领导已签字的《员工食堂每月采购费用统计表》。
21. 工伤医疗费　　报销时须附发票。
21. 生日／慰问福利　　　报销时须在后面附明细表。

（二）额度管理

1.额度管理  指费用在一定的额度范围内控制使用，额度确定的依据是历史数据、工作职务、员工人数等，可由财务部统一管理。

2.本办法适用于标准费用类型

工资薪酬、员工险金、休假路费、年检咨询费、办证费用、电话补贴费、节日福利、食堂费用、办公固话费

 3.标准费用的管理

（1）标准费用中工资薪酬、员工险金、休假路费、电话补贴费、节日福利由财务部统一管理。

（2）办证费用、食堂费用、办公室固话费

4、 借支流程

21. 工资薪酬、员工险金、休假路费、电话补贴费、节日福利、食堂费用由财务部统一管理，无须借支。

21. 食堂费用、年检咨询费、办证费用、办公室固话费  由负责管理的各职能端口月初报当月支金预算，填写《费用计划表》经领导签字后，行政专员或总经办经理按计划再填写借支单，最终由财务部经理签字后即可借支，无须再向上级领导请示。额度较大的可按照公司财务规定直接走付款审批流程。

  4.报销流程

（1）工资薪酬、交通福利费、通讯福利费、节日福利、电话补贴的发放按照人力资源部制定的费用表并经财务审核，领导审批后的金额，由财务部发放。

（2）月度报销

21. 办公室固话费  月度报销时须在报销单后面附《办公室通讯费用明细表》。见表3《办公室通讯费用明细表》
21. 办证费用     月度报销时须附正规发票

（3）季度报销

食堂费用  季度报销时须在报销单后面附每月领导已签字的《员工食堂每月采购费用统计表》。

（三）行政管理

1.行政管理  指费用报销人在费用产生前，采用书面的形式向部门负责人

及以上领导提出本次费用计划，经公司领导同意后，按公司《付款审批》走审批到财务部门报销费用。（见表2《付款审批》）

2. 适用费用类型

1. 单笔费用额度超过2万元以上的；
2. 可先使用后付费的产品，即商家可提前出具发票且金额数目较大的。

3.具体实施

   （1）当月完成付款。 行政管理费适用于有发票的费用类型，可不走借支流程，而是按照公司《付款审批》流程签字完毕后，直接由财务部付款，但费用仍需计入所属项目类型中，以便年底统计。

五、总经办资金内部使用流程

1、总经办所有借支费用（食堂费用除外）以总经办经理名义借支，部门任何员工不得借支。

2、各版块工作资金管理人月初到部门经理处填写临时《借支单》，按《费用计划表》领取工作备用金。

3、各版块工作负责人所管辖范围的资金使用由版块负责人管理。

4、各版块工作负责人月底在《原始凭证粘贴单》上粘贴发票，并在《费用报销单》上填写报销金额，其余信息不用填写。

5、总经办经理审核发票金额与报销金额是否一致，并按照领款单金额核对当月资金使用情况，坚持多退少补原则。

六、本办法由总经办制定，最终解释权归总经办所有。

七、本办法自下发之日起开始执行。

八、附件

表1 《费用计划表》

表2 《付款审批》

表3《办公室通讯费用明细表》

表4《接待费用明细表》

表5《办公用品购置计划单》

表6《固定资产购置申请表》

表7《出差申请表》

                                                          总经办

                                                      2015年5月20日

已阅，签字确认表：

表1

                           月行政费用计划表

表2

付款审批表

发起部门：                  发起人：            日期：  年  月  日