物业公司行政管理制度
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一、办公用品管理制度
第一条目的。
为规范办公用品的管理，特制定本制度。
第二条办公用品种类。
本制度所称办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。
（1）消耗品：铅笔、圆珠笔、胶水、胶带、大头针、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子、打印油、订书钉等。
（2）管理消耗品：签字笔、白板笔、荧光笔、修改液、电池等。
（3）管理品：剪刀、美工刀、订书机、打孔机、大型削笔器、算盘、钢笔、打码机、姓名章、日期戳、计算器、印泥、打印台等，工程部专用办公用具如圈尺、靠尺、米尺、小铁锤等。
第三条办公用品管理办法。
（1）办公用品分为个人领用与部门领用两种。个人领用系个人使用保管用品，如圆珠笔、橡皮擦；部门领用系本部门共同使用用品如打孔机、大型订书机、打码机及工程部专用办公品。
（2）消耗品可依据历史记录（如以过去半年耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定。
（3）领用管理基准（如圆珠笔每月发放一支），并可随部门或人员的工作调整发放时间。
（4）管理消耗品文具应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧品替换新品。
（5）管理性办公用品列入移交范围，如有故障或损坏，应以旧品换新品，如遗失，应由个人或部门赔偿或自购。
（6）请领办公用品，应于每月25日由各部门提出“办公用品申请单”，交办公室统一采购，次月一日发放。管理性办公用品的请领不受上述时间限制。
（7）各部门设立“办公用品领用记录卡”，由部门内勤员统一保管，于办公用品领用时分别登记，并控制文具领用状况。
（8）办公用品严禁带回家私用。
（9）办公室可向办公用品批发商采购，必需品、采购不易或耗用量大者应酌量库存，特殊办公用品办公室无法采购者，经办公室同意可授权各部门自行采购。
（10）新进人员到职时，由部门提出申请，向办公室请领办公用品，并列入领用卡；人员离职时，应将剩余办公用品一并缴交办公室。
（11）印刷品（如信纸、信封、表格）除各部门特殊表单外，均由办公室统一印刷、保管。
二、物品领用制度
第一条办公用品的领用手续。
（1）各部门按公司规定的员工办公费用标准，每月30日前报计划并填写“计划内采购申请单”，由行政部、财务部审核，报总经理批准。
（2）行政部每月10日前根据总经理批准的计划内采购申请单完成采购任务。
（3）各部门接到行政部通知，由专人按计划到库房领取办公用品。
第二条工程维修材料及工具的领用手续。
（1）维修工具。工程部维修工具由工程部统一领取配发到个人并制作个人工具卡。工人到公司报到后，由工程部专人办理相应的工具出库手续；工具如有丢失，由本人负责。
（2）维修材料。工程部列出清单，注明每月用量，行政部按清单采购入库。
第三条正常上班时间内的领料手续。
（1）领用部门填写领料单，注明需领取材料的名称、数量，由部门主管级以上人员审核、签字。
（2）领料人持领料单到库房领料。
（3）库房管理员根据领料单审单后办理出库手续。
第四条非上班时间（夜间、节假日）的领料手续。
（1）根据平时维修的一般用量，工程部拟定能够维持1～2天维修所需的材料品种、数量、规格等，上报总经理批准后，在库房统一办理出库手续，工程部自行建立维修用料小库，以备夜间维修时使用。
（2）工程部小库房由工程部夜间值班领班负责管理，小库房钥匙由工程部夜间值班领班负责。
（3）工程部当班员工根据维修项目填写“紧急用料登记表”，并在维修单上填写所需材料，经当班领班签字同意后领用。
（4）遇有库存材料需要补充时，工程部与库房管理员对工程部小库进行清点，检查使用记录，核对用料情况无误后补足。
（5）遇到春节等长假，工程部根据情况提前报备所需材料物品，报总经理批准后，由行政部采购，工程部办理出库手续，入工程部小库妥善保管。
（6）行政部在客户服务部总值班处封存一套库房备用钥匙。遇到紧急情况需要打开库房领取材料时，工程领班报告工程部经理批准后，工程部经理电话通知客户服务部总值班，由客户服务部总值班作记录，并与工程领班共同拆开封存的库房备用钥匙，领取急需的维修材料，并由双方在值班记录上签字确认，事后补办出库手续。
第五条物品采购及管理流程。
（1）工程部向财务部、行政部提供“工程材料低值易耗品目录”“工程物料材料目录”各一份，库房科目分固定资产（2000元以上）、低值易耗品、材料、办公用品四类设置，各部门填报“计划内（外）采购单”及财
务、库房记账均按此分类。
（2）工程部向行政部提供“工程部物料使用月计划”；每月30日前库房管理员、记账员进行库房盘点，对需补充工程物料分类填写“计划内采购单”上报。
（3）工程部如有计划外的物料要求，每月5日前作出说明填报“计划外采购单”。
（4）其他部门每月5日前填报计划内采购单，审批后交采购购置。每月10日（遇双休日顺延）完成计划内物品的采购。
（5）对于计划外物品的采购，各部门可随时填写计划外采购单（加急物品加盖加急章）报总经理审批。
（6）采购员审核无误后购买，一般物品一周内购齐，加急物品当日开始采购，争取两日内购齐。
（7）物品领用时，计划内采购的办公用品由行政部统一办理出库手续，并按各部门申报单分发；领用工程材料、低值易耗品及计划外采购的物品，领用人须填写领料单，经部门经理审批后，到行政部记账员处填写出库单。
（8）记账员凭领料单填制出库单，详细填写物品名称、规格、数量、单价、金额等项，物品单价采取先进先出原则确定。出库单一式四联，第一、三联留记账员处，作为记账凭证及出库存根；第四联由领用人交库房管理员，作为物品出库凭证。
（9）领用人执领料单及出库单第四联到库房领取物品。
（10）每月25日之前记账员将出库物品按出库单分类汇总，汇总明细为低值易耗品、固定资产、材料（清洁、工程、保安）、办公用品四类，汇总表经财务审核无误后，作为结转成本费用的依据。
三、来访接待制度
第一条目的。
为规范接待工作，提高接待水平，使公司的来访接待工作有章可循、有条不紊地进行，本着“热情周到、规范、节约”的原则，特制定本制度。
第二条适用范围。
本制度适用于公司本部、各管理处的重大的对外活动、来宾来访、参观和会议等接待工作。
第三条来访类别。
（1）贵宾。主要指来公司或分公司检查工作的各级领导以及重要业务关系单位负责人。
（2）重要客人。指政府机关或外单位来公司或分公司进行指导、考察、交流、参观、学习、业务联系（如发展商、同行单位、新闻媒体等）的客人。
（3）普通客人。指到公司或分公司办理公务的政府机关工作人员、办事人员（包括税务稽查机关、消防局、公安机关等）和进行一般业务交流的同行业人士。
第四条接待职责。
（1）总经理负责审核、检查组织和安排公司重要的对外接待工作和参观申请。
（2）办公室主任负责审批和通知一般的参观申请，组织、安排重要对外接待、会议和政府部门接待工作等。
（3）各单位负责本单位受理的来电来访接待工作。
第五条接待程序。
1.会议接待程序
（1）如果是重要的会议，公司领导应该提前通知办公室根据会议规格组织采购、准备资料和布置会场的工作，并根据情况做好车辆调配及摄影、摄像人员安排等。
（2）会场内需要准备好茶水、水果等物品。
（3）会议开始前15分钟打开会议室大门，打开电灯、空调等。
（4）提前通知参会人员会议开始的地点、时间、主要内容及参会要求，并在会议开始前15分钟到达会场。做好
会议记录工作。
（5）工作人员应每隔20分钟给参会人员续倒一次茶水。
2.参观接待程序
（1）各单位部门在接到要求参观的信息后，应该及时问清情况，报告给办公室，办公室根据领导的批准意见，负责通知有关单位人员做好接待准备工作。
（2）陪同参观的工作人员应做好迎送工作及参观活动中的引导工作。
（3）在客人参观期间，公司工作人员应做好公司文件资料的保密工作，不得随意将公司资料提供给客人翻阅、复印或带走。客人在参观期间，未经允许不得摄影、摄像。如果确实因为业务的需要，工作人员必须在征得参观审批人同意后，方可同意客人摄影、摄像或者查阅、复印、带走公司的资料。
（4）各单位接待员应热情、有礼地做好接待工作。
第六条接待结束。
（1）征求客人意见和建议，并处理对方委托的事宜。
（2）结算接待费用，并对此次接待作记录和总结。
